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员工关系应该如何撑起企业的合规“零容忍”?

员工关系应该如何撑起企业的合规“零容忍”? | 赉擘观点


【读案】

员工触碰合规底线遭解除,公司却输掉劳动仲裁


E公司是500强外资企业,合规员工处罚一直是公司的一个痛点。在合规操作上,因为保密等原因,公司无法跟员工具体解释违规事实,只给员工一个最终的调查结论。眼下,因合规调查而单方与员工解除合同,一个仲裁已经输了的案子将走上一审。

 

案子的前因后果并不复杂。公司合规部门对某员工进行了合规调查,因存在违规情况,公司决定在一个月内与员工解除劳动合同,具体由HR和业务部门一同负责。

 

做解除,无论如何都得与员工进行沟通。对于HR而言,与出现合规问题的员工沟通阻力总是很大。

 

第一次沟通是在员工病假期间,业务经理来到员工家附近,提出与他聊一聊,被拒绝;之后的短信、微信,都得不到员工的理会。第二次是员工病假结束上班后,HR、业务经理与他面对面地谈。办公室气氛的凝重可想而知。

 

“我们预想了可能会出现的各种情形:反应过度;拒做交接;可能接受;自行辞职。”HR 介绍说,沟通现场,员工反应强烈,不认可合规结论,拒绝交接。“按照预案,我们告诉他,如果你不接受合规结论,公司就做单方解除,然后通过EMS送达。”当场还提醒他,“你的想法、诉求可通过法律途径来解决,但是交接还是要做的,否则对你个人也有影响……”员工短暂考虑后,配合了。

 

没出一个月,公司接到仲裁的立案通知和出庭通知。员工的申请请求就一条:合规处罚不当,要求恢复劳动关系。在合规调查过程中,公司有向其他员工取证,但该员工只愿参与内部调查,不肯与法律途径有牵扯。仲裁庭上,因合规问题不能举证,公司败诉。

 

即将到来的一审,公司赢面照样不大。


员工关系应该如何撑起企业的合规“零容忍”?



【各方观点】

当合规“零容忍遇到劳动法的违法解除


经受合规之“痛”的绝不仅仅是E公司。

 

去年的阿里月饼“血案”一度为人们茶余饭后所热议;今年的中兴事件更是以23亿美元罚款的惨痛代价,给众多的企业上了一堂合规课。


什么是合规?对合规员工具体处罚的承办人HR来说,应该如何看待合规?针对合规处罚应该如何操作?如何让合规制度成为劳动关系处理的强力支撑……听听企业老板、HR、合规人员、劳动法和人力资源专家怎么说——


何为合规?来自合规部和企业负责人的声音:


王茜濛,某基金管理公司合规部副总裁。“对于从事一般经营、规模普通的公司,合规部门有点像是公司的警察,往往是发生了问题大家才能想起来,存在感比较弱。但是对于规模较大、受监管较强的公司,比如金融企业、互联网企业、上市公司等,合规部门会参与到公司业务、日常运营等各个环节,会对每个环节把关,其重要性不言而喻。”

 

“在依法治国的大背景下,问责力度正在加大、违法成本逐步提高,合规已成为企业的生命线。”赉擘斯董事长郭燕君说,合规是企业风险控制的一个基本要素,“风险为流,合规为舟”。


企业要想发展壮大,合规是根本,不容选择。当下,企业违规的现象仍不时有耳闻,为了追求眼前的利益忽视长远利益,铤而走险做一些不合规的事,或者暗地里打“擦边球”。未来的营商环境只会越来越强调公平和透明。


合规处罚触碰HR痛点,来自HR的声音:


某外资企业HR胡先生,谈到处罚合规员工企业的痛点,颇有感触:解除合规员工会产生连锁反应,给企业劳动关系调整以及企业声誉带来不良影响。

 

许多企业合规调查保密操作,呈堂证供不在合规部门考虑之列。站在员工的角度,不告知合规调查的内容与依据,只给出一个结论,员工产生对抗的情绪是必然的。

 

正如E公司的经历,员工一开始就拒绝沟通,连短信、微信都不回复;当企业以合规结论为依据单方解除劳动合同后,员工不服,诉诸法律。仲裁裁决输了,即使是走两审,只要企业方拿不出员工违规的充分证据,官司照样赢不了。如果按照法院判决,同意恢复劳动关系的话,这名员工到底该如何安置?他的回归又会给其他员工造成什么影响……这些都是企业不愿看到的。

 

企业对合规政策保密。在仲裁、法院保密,那就要承担保密的不利后果,只能输官司了。


合规与HR必须像“交响团”一样配合


“对于比较成熟的企业,HR与法律合规是并行的状态。”这是王茜濛的经验之谈。不同的部门,术业有专攻,但配合上总归会有摩擦。HR熟练掌握与人力资源相关的法律法规和相关操作,而一般的合规人员并不太懂人力资源的具体规定,也很难有时间研究透劳动法对企业的诸多限制。HR有责任从制度层面支援合规部门,确保企业人力合规政策和操作的“合规”。另外,HR也可根据劳动关系调整的实际情况提出有合规问题的员工在处理中的操作需求,使合规调查与劳动关系处理相辅相成。

 

作为劳动法律师,邢炜烜认为,在劳动关系处理当中,HR肩负着为合规部门“打补丁”的任务。“从目前来看,许多外资企业的合规调查都是为内部服务,而不是为打官司服务的,所以合规报告都不是能直接拿到仲裁庭和法庭上的,与法的要求差着十万八千里。那么,HR部门就要弥补这一缺陷。”


解除“存在合规问题”的员工应该注意什么?


事实、依据、程序均成立


因合规调查进行违纪解除,要确保违规事实依据成立。“事实”一定要是法律认可的。对外资企业而言,这个事实须是中国人能接受的事实,而不是外资公司所说的合规事实。比如,不诚实、不正直、违反价值观等等。基于国情,如果把此类合规事实算作过失,打仲裁官司很难得到支持。

 

制度依据一定要明确。《合规政策》可以作为员工手册的一部分,并以此为依据做出合规处罚,但是条款一定要具体。比如,“上述违纪行为累计金额达到一定金额”,这个金额得量化,得有明确的数据。在发出的解除合同通知书中,最好明确员工违纪事实和依据,这是仲裁、法院都十分重视的关键点。当然,相关的民主程序也不可缺。

 

沟通的时机和态度很重要


什么时候与合规对象谈判,也要把握时机。建议HR拿到所有的证据之后,在占据优势的情况下再谈。第一次就把所有内容都抛给员工。如果员工承认了,或不否认,这就是直接证明他有问题的事实。继而提出“公司愿意给一条出路,比如,自行辞职”,这样进行合规处置的步骤就比较完善了。


 “处理违规违纪行为的时候,人性化要有,但是坚决的态度是必须的。”郭燕君从另一个角度提出了操作原则。要把公司的态度明确释放出来。这个时候,沟通是释放信息、倾听信息的一个过程,同时也是划句号的一个过程。HR代表公司,要把法、公司合规政策,合规处罚决定等等斩钉截铁地说出来。

 

谈合规时,员工自己有没有违纪的事,心里是清楚的。这个时候,从法的层面来讲,对一些事件,公司确实是有证据证明的。“公司是在有证据的前提下给出的调查结果,我的角色是负责向你传递这个信息。后续有需要帮助的,可以找我。”这些类似的表述,是HR可以参考的,以最大化缓解员工的对抗情绪。


沟通解除时,“情”“理”“法”谁先谁后?


合规员工处理遵循“情理法”,还是“法理情”,HR一定要明了。处理劳动关系,法是基础,理是平衡,情是可能。在具体到某一个案件时,要看哪个更适合企业,哪个更适合员工。总的来说,员工的思维方式更多的是“法、理、情”;而企业的角度应是“情、理、法”,法是底线。

 

首先,要注意倾听。有谁倾听过员工想说什么,沟通过程中连违纪事实都没有讲,只讲处理结果,谁能接受;其次,要学会妥协。规模性人员调解,不可能妥协。但对个别人员的处理,要学会妥协。何时妥协?下一步可以利用一审、二审的机会争取协商解除;第三,从员工的职业发展角度讲,在公司再干下去,对个人成长并没有好处;第四,沟通要匹配。业务线经理、HR、合规人员要配合好。


HR助力合规的工作指南:

企业合规需筑四道防线


近几年,越来越多的企业意识到合规的重要性,尤其是金融、证券、互联网、医药等行业的企业,更是把合规作为行为的第一准则。与此同时,许多企业在合规问题上面临着大的挑战。

 

首个挑战就是对于合规的界定。哪些是合规的?哪些是不合规的?小到开虚假发票,大到商业贿赂……在全面推进依法治国的大背景下,企业合规“零容忍”的决心愈加坚定。

 

合规涵盖方方面面。从劳动关系的角度来看,如何促进合规?如何实现组织内部更加高效、更加完善的风险防控?如何由“事后补救”转变为“事前防御”?作为战略劳动关系管理专家,赉擘斯的经验是,企业需筑四道合规防线——  

 

完善规章制度,在合规的三维度上进行改善和提升。从规章制度来看,既要有内容上的合法,又要有管理流程、操作流程和法律程序对接上的合法,还要有企业文化植入过程中的合法。比如,敏捷组织劳动关系管理制度流程再造,就是支撑企业在制度层面上明确合规依据的一大举动。在规章制度完善的前提下,一方面公布合规政策,强化员工合规意识,将规章制度作为行动的准绳、不可碰的“红线”;另一方面,建立严格的执行体系,做到执“规”必严,违“规”必究,消除员工的侥幸心理和选择执行的心理,进而实现人人合规、事事合规的既定目标。

 

建立良好的沟通机制。在成功的战略管理过程中,沟通的重要性占到80%,是决定因素。面对当下企业敏捷组织的要求,制订法、情、理相结合的沟通解决方案,建立自上而下、自内而外的沟通机制,实现合法、合情、合理的沟通,是一种“用时间换空间”的方式进行的提升。对员工一些不合规的行为,通过有效沟通,劝导他们加以改进,让他们继续为公司提供服务的同时,也为个人职业生涯发展营造健康、合法的生态环境。通过沟通,让无法留下来的员工和谐地离开企业,转换职业生涯舞台。

 

建设合规文化。有效的合规文化能够化合规风险于无形。树立合规权威,强化合规培训,让合规文化的管理理念浸润到日常各项管理当中,让员工在潜移默化当中尊重、遵守合规文化和合规理念。在企业内部形成,不管是经营管理,还是员工工作行为,每个细节、每个环节上都坚持以是否合规来判断和决策。

 

选择适宜的解决方案。企业也应意识到,如果制度和文化的支撑,不能够让企业敏捷、敏锐地适应市场变化,那么可选择非诉和诉讼一体化解决思路是新的尝试。通过诉讼,一方面保护企业的权利,另一方面也能让员工行使自身权利;同时,借助诉讼强化公司合规文化的坚定态度,并在劳动仲裁中寻求和谐处理的机会。

 



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